El software de órdenes de trabajo (software CMMS) es una parte clave de un programa exitoso de mantenimiento de equipos.
Las órdenes de trabajo son generalmente una o más tareas asignadas a uno o más personal de mantenimiento para el objeto del equipo.
Estas tareas son para el mantenimiento preventivo, proyectos, mantenimiento de reparación u otros tipos de trabajo.
El personal de mantenimiento ingresa, actualiza, asigna y cierra órdenes de trabajo.
Esto requiere un cierto nivel de compromiso con el software de orden de trabajo y la expectativa de beneficios para el esfuerzo realizado.
Como tal, promover los beneficios del software de mantenimiento es tan importante como hacer que el software de orden de trabajo sea fácil de usar.
- ¿Cuáles son los beneficios del software de orden de trabajo para su organización?
- ¿Cómo se promueven los beneficios del software de orden de trabajo para los empleados de mantenimiento?
Beneficios del software de orden de trabajo para su organización
Los beneficios inmediatos ya corto plazo de usar este software son los siguientes.
- Facilita la entrega y comunicación de asignaciones de trabajo.
- Carga de trabajo equilibrada.
- Mejora de la gestión de repuestos.
- Mejor gestión y responsabilidad de las asignaciones de trabajo.
- Mejora la fiabilidad del equipo.
- Ahorro de costes a través del análisis y mejora del proceso resultante.
Uno de los principales beneficios de este software es la capacidad de entregar las asignaciones de trabajo al personal que usa un sistema sin papel.
Las órdenes de trabajo se envían por correo electrónico en formatos fáciles de usar, como Adobe Acrobat.
Esto ahorra papel y entrega constantemente las asignaciones de trabajo en el mismo lugar cada vez.
Alternativamente, si se prefiere un sistema de papel, entonces es posible la impresión automática de las tareas asignadas.
Algunas soluciones de software más avanzadas proporcionan asignaciones de tareas automáticas programadas.
Esta capacidad también libera al administrador de mantenimiento ya que las asignaciones manuales se redujeron sustancialmente con este sistema automatizado.
Por último, las órdenes de trabajo son accesibles directamente desde el propio software.
Esto evita el uso de correo electrónico y papel; sin embargo, en este caso se requiere acceso a una computadora que tenga el software cargado o que tenga un enlace web al sistema CMMS.
Equilibrando la carga de trabajo con un software de aplicación
Es posible equilibrar la carga de trabajo a lo largo del tiempo y los recursos con una herramienta de programación como el software de orden de trabajo.
La organización de tareas basadas en los recursos disponibles optimiza estos recursos y da como resultado más trabajo completado en la misma cantidad de tiempo.
Los repuestos vinculados a las plantillas de trabajo dan como resultado el uso automático de repuestos y la asignación a la tarea.
Esta característica de los resultados de muchas soluciones CMMS es el uso constante de la pieza de repuesto correcta para el trabajo y una mejor contabilidad del uso de repuestos.
Algunos sistemas CMMS proporcionan enlaces en vivo a los componentes de tiempo de ejecución del equipo (como los contadores de horas) para automatizar aún más el procedimiento de asignación de trabajo.
Además de los beneficios CMMS inmediatos ya corto plazo, los beneficios a largo plazo pueden acumularse en tan solo seis meses, dependiendo del nivel de uso.
Cuanto más se utiliza el software, mayores son los beneficios en general.
A continuación, se incluye una lista de algunos de los beneficios a largo plazo del uso del software de gestión del trabajo.
- La consulta de la base de datos de historial de trabajo simplifica el informe de cumplimiento.
- El análisis del historial de trabajo guía al gerente de mantenimiento en la asignación del trabajo.
- Informar sobre el uso de repuestos proporciona una guía para la repoblación.
- Los KPI de confiabilidad y efectividad general del equipo optimizan las tareas asignadas, agregando tareas en algunos casos y eliminando tareas en otros casos.
Promover los beneficios del software de orden de trabajo a los empleados
Elegir un software de mantenimiento del equipo que sea intuitivo y accesible es un factor clave para promover el uso del software.
Además, la personalización de la pantalla del usuario es beneficiosa porque le da al usuario un sentido de personalización y control sobre el sistema.
Esta personalización de nivel de usuario generalmente se relaciona con los colores de la pantalla, la pantalla predeterminada, las etiquetas de pantalla y otras configuraciones preferidas.
La configuración del software para que los usuarios de mantenimiento puedan administrar su propio trabajo también tiene beneficios.
Los estudios han demostrado que un sentido de logro con el trabajo es un indicador principal de satisfacción en el trabajo.
El uso del software de orden de trabajo proporciona esta satisfacción ya que los empleados de mantenimiento ven exactamente qué trabajo se requiere y cierran sus propias órdenes de trabajo.
En muchos casos, esto conduce a una mejor moral y una mayor productividad.
Esto solo es posible si los roles y permisos de nivel de usuario están disponibles dentro del software.
Al adoptar este estilo de gestión, los usuarios se sienten habilitados y tienen un mayor sentido de propiedad del equipo en el que están trabajando. Una vez más, esto lleva a mejorar la moral y la productividad.
Otro grupo de usuarios de software es el personal que solicita trabajo.
Facilitar el uso del sistema para que un trabajador sin experiencia envíe un ticket de reparación al software.
En muchos casos, una interfaz web es la mejor para esta función, ya que es accesible desde muchas ubicaciones y diversos dispositivos.
La promoción de los beneficios del software de orden de trabajo beneficia a su organización con el resultado final de mejorar la confiabilidad del equipo y reducir los costos de mantenimiento.
